業種や業務システムの内容によっても異なってきますが、多くの企業の典型的な業務システムへの紙データの登録作業は、大きく4つのプロセスに分けることができます。
この紙データのシステム登録業務を例として各プロセス毎に効率化する方法を解説いたします。

【課題】
・バラバラに送られてくる膨大な資料の選別作業の負荷 ・PDF化とリネーム作業の負荷

【解決】
・紙原本であれば選別後のスキャン作業（PDF化）とリネーム作業の自動化

【課題】
・入力工数がデータ量に比例して増大 ・繁忙期の処理数増加に対応できない ・データ化に時間が掛かる ・単純、重労働による退職率の増加と新規採用コストの増大

【解決】
・AI-OCR活用による入力工数の大幅な削減 ・繁忙期にも対応できるシステム化の備え

【課題】
・多重チェックによる工数増大 ・全文チェックによる工数増大 ・ヒューマンエラー率が減らない

【解決】
・AI-OCRが判断する誤読取り結果（10％以下）のみのチェック作業 ・システムによるヒューマンエラーの削減

【課題】
・各種システムインポートの為のデータ正規化が困難 ・個別システムへの重複登録が必要

【解決】
・RPA,EAI/ETLツールによる自動データ正規化とインポートで、迅速なデータ活用が可能に

こうした解決案を実行できれば、かなりの処理工数の削減効果が期待できます。たとえば、1日1万件の紙データを処理しているケースです。

膨大な紙、PDFデータの選別作業の省力化

処理すべき紙データを取得した後、PDF化してカテゴリー別に仕分けする作業はたいへんな労力を必要とします。
それを複合機でスキャンしてPDF化するタイミングで、操作パネルから選ぶだけで自動的にネーミングルールに基づきファイル名を付けて、直接ファイルサーバーの指定フォルダに保管することができます。

従来、紙の原本を郵送やFAXなどから回収し、それを担当者が選別し仕分けしてまとめ、その後カテゴリー毎に原本をスキャンしてPDF化し、その作成されたPDFのファイル名をリネームして該当フォルダに入れる作業はとても面倒で時間がかかっていました。
こうしたケースであっても、たとえば、SmartSESAME MultiScan！を導入すれば、スキャンをする時に複合機のパネルでボタン選択するだけで、PDF化したファイルは事前設定したネーミングルールに基づいたファイル名を自動的につけ、指定ホルダーに格納できます。しかも、各支店などにある異なるメーカーの複合機であっても、各所から同じ画面形式の操作パネルを使ってWANを介して操作でき、ファイル名を自動付加されたPDFがファイルサーバーにある指定フォルダに格納できるので、本社でのこの作業が省力化できます。

コンピュータへのデータ入力の省力化

仕分けされたPDFもカテゴリーごとに印刷して、スタッフによる手作業でコンピューターに入力しているようなケースでは、かなりの部分でAI-OCRによってデジタルデータ化できます。
従来のOCRでは無理だった手書きのデータであっても、 AI-OCRなら高い精度で変換できます。

業務で使用する紙データは、さまざま業務アプリケーションで使用できるようにするため、PDF化されたデータであっても紙データの内容をキーボードから手作業で入力していました。
読み取り精度の問題でOCRによるデジタルデータ化を諦めていた企業でも、せっかくスキャンしてPDF化したデータがあるのでAI-OCRを上手く活用すれば、9割近くの紙データの手入力を不要にすることができます。AIによって、機能も読み取り精度も各段に向上していることにより、従来のOCRでは６割以下の精度しか期待できなかったのに対し、AI-OCRなら実運用に耐えられ多くの業務で効果が期待できるようになってきております。

AI-OCRでの変換操作の自動化

AI-OCRでデジタル化する際にも、通常はスタッフによる面倒なオペレーションが必要ですが、RPAを適用することで、そのような煩雑な操作の大半を自動化することができます。
それにより、人の操作ミスによるエラーを削減する効果もあります。

すでにAI-OCRを導入済みの企業であっても、検討中の企業であっても少なからずAI-OCRを活用するためには、オペレーションを覚え操作してもらう手間と時間が必要です。
こうした一連の操作も、RPAを活用すれば、ある程度自動化してソフトウェアロボットに代行させることができます。