今回は第一弾として、どの企業でも行っている入金消込業務の自動化について紹介をさせていただきます。
入金消込業務は取引企業に請求している売掛金などの債権を、実際に支払われた入金額と比較しながら照合します。
入金がされていない場合、対象企業に通知する必要がある為、ミスが許されない業務でもあります。
一般的な入金消込業務のフロー
② ERPや会計システム、契約管理ステムから消込情報をダウンロード
③ 担当者が下記内容を意識(計算)して、突合処理を実施
・ 手数料計算
・ 一括入金の有無
・ 入金時期のズレ
等々
⑤ 未入金一覧ファイルを作成
⑥ 未入金一覧ファイルの情報を基にメールを作成し、送信
入金消込業務が抱える課題
・入金消込業務は実際に行っている経理担当者のノウハウ(属人化)とされている部分がある
・経理部門にとって煩雑業務であるが重要性が高いので、「正確性」と「処理量/スピード」が求められる
・自社開発している会計システムなどを利用しているとデータの取得や入力に関して、市販パッケージよりも融通が利かず、手動で実施している範囲が広くなってしまう
シーイーシーカスタマサービスの課題解決案
EAIとRPAを組み合わせた、シームレスなデータ連携とデータクレンジングで業務自動化を提案します。
・業務を自動化させるためにノウハウとして属人化されている部分をマニュアル化(手順化)させることで、担当者に依存しない均一な精度とすることが可能
・業務を自動化させることで、ヒューマンエラーの回避(正確性)と処理量/スピードの両立を実現させることが可能
・アウトプットとして、ERP/会計システムへの書き出しだけではなく、対象企業ごとにメール文の作成を行う事が出来るので、メールの誤送信(宛先ミスや添付ファイルの誤り)などを防ぐことが可能
・様々な外部接続アダプタを有するEAIを利用することでインプットからアウトプットまでのデータ連携をシームレスに行うことが可能
・ただ、自社開発している会計システム等を利用している場合、EAIだけではデータ連携を行う事が困難なため、優れた画面認識機能を持ったRPAと連携させることで対応が可能
① 取引銀行からの“入金情報”を取得
銀行システムから入金情報をAPIやアダプタまたはRPAを利用してGUI画面から情報を取得し、EAIに情報を収集
② ERPや会計システム、契約管理システムなどから“消込情報”を取得
社内もしくはクラウド上にあるERPや会計システム、契約管理システムから消込情報をAPIやアダプタまたはRPAを利用してGUI画面から情報を取得し、EAIに情報を収集
③ 外部マスタから突合に必要な情報を抽出
外部マスタから企業名の正規化用マスタや、振込手数料マスタなど突合する際に必要な情報をEAIに収集
④ "入金情報"と"消込情報"を突合
基本的には企業名と入金日、金額を基に突合しますが、下記ポイントを意識して突合を実施
■自動化処理の注意点
・企業名の正規化
入金情報から取得する企業名は半角カナや、・(点)の有無など通常自社で用意している消込情報と合わないことがあります。
そのため、事前に企業名正規化マスタなどを作成し、入金情報の企業名を正規化(変換)してから消込情報と突合する必要があります。
・一括入金の有無
お客様によっては、別々の請求書による入金でも一括で行われる場合があります。
そのため、単純に入金情報と消込情報を突合するのではなく、合算での値確認等が必要となります。
・振込手数料
振込手数料をどちらが支払うかなどが明確になっていない場合があります。
事前に、請求額に対する手数料を確認し、誤差の範囲を明確にする必要があります。
請求額に対する手数料はマスタを作成し、それをEAIに収集させる必要があります。
・入金時期のズレ
想定している入金日よりも早く入金されることがあります。
既に請求書を発行してる場合は、請求書の発行情報を消込情報とマージさせることで翌月分の状況と比較・突合させることが可能です。
⑤ 突合した結果、入金があった企業の情報各種システムに更新
入金があった企業をERPや会計システムなどにAPIやアダプタもしくはRPAを利用してGUI画面から情報を入力し、更新
⑥ 未入金企業一覧ファイルを作成
未入金の企業に関しては一覧ファイルを作成し所定のフォルダに保管
※不明入金も一覧ファイルに記載
⑦ 管理者に「7」までが終了したことをメールで通知
⑧ 未入金一覧ファイルで初取引などにより企業名が登録されていない企業を確認し修正
初取引の場合、企業名正規化マスタに情報が登録されていない可能性があるので、未入金一覧ファイルと入金情報を比較し修正を行う
⑨ 未入金企業に対して確認のメールを作成
RPAを利用して未入金企業に対してのメールを作成
⑩ 作成したメールの内容を確認し、送信
上記「9」で作成したメールを担当者が確認し、送信
今回の提案組み合わせ
●人手不足や業務の処理量増加等でお困りの方は、業務自働化支援をいたしますのでお問合せください。
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